Processos físicos do IFSULDEMINAS passam a ser realizados de forma digital

Ação prevê atender legislação e começou a ser aplicada em 1º de janeiro 2020

A fim de atender as legislações vigentes, o Instituto Federal do Sul de Minas (IFSULDEMINAS) passou a partir do dia primeiro de janeiro de 2020 a tramitar seus processos por meio virtual. Assim, não há mais a utilização de papel e, nesse caso, o processo passa a se chamar 'Processo Eletrônico'. O objetivo dessa mudança, além de atender a legislação, é ganhar maior controle, eficiência e agilidade na execução dos processos.

Os processos com suporte físico, criados antes de 01 de janeiro de 2020, poderão ser tramitados até sua conclusão, sem migração para o meio eletrônico, desde que adequadamente registrados no módulo de protocolo do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP).

Quanto aos documentos e aos processos físicos que já foram digitalizados, eles deverão ficar sob a guarda do IFSULDEMINAS e arquivados nas unidades nas quais foram protocoladas.

Sustentabilidade

O reitor da instituição, Marcelo Bregagnoli, disse que a digitalização, além de ser um processo exigido pelo Ministério da Economia, vai ao encontro da transparência e do acesso facilitado aos processos, produtos e serviços, além de servir como base no mapeamento de processos que permitirá aos usuários, internos ou externos, acompanharem suas demandas eletronicamente e em tempo real de tramitação.

“A partir do início deste ano, todo processo ocorrerá via eletrônica dentro do SUAP, não sendo possível mais a utilização de meio físico, indo ao encontro da economicidade e da sustentabilidade, ou seja, não haverá mais impressão de dezenas de milhares de cópias de processos, além da agilidade e praticidade. Todo processo será acompanhado de perto pelos setores responsáveis, inclusive com feedback dos usuários para implantação de possíveis melhorias”, explicou o reitor.

Legislações atendidas

Transição do físico para o digital

Os processos físicos, até então tidos em papel, eram tramitados entre os campi e reitoria via malote, ou seja, pelos Correios e posteriormente pelo setor de transporte de cada campus, isso gerava muito tempo para conclusão dos mesmos. Com os processos eletrônicos, esse trâmite ganhou mais agilidade. “A título de exemplo, um servidor pode solicitar um Incentivo à Qualificação destinado a servidores TAE, ou mesmo, uma Retribuição por Titulação para docente e, estando toda documentação de acordo com a legislação, a portaria de concessão do benefício pode ser emitida no mesmo dia. Quando isso era feito via processo físico, gerava certa demora, pois o servidor tinha que colher assinaturas, além da necessidade de tramitar o processo pelo sistema de protocolo, onde esse era levado em mãos para o seu devido destino”, explicou a chefe de gabinete, Cássia de Paiva.

Ainda segundo a chefe de gabinete da reitoria, a implantação dos processos eletrônicos será para toda instituição e, no caso das exceções previstas na portaria 1.971/2019, alguns documentos (como requerimento de editais que ainda não foram criados no SUAP) poderão ser praticados segundo as regras aplicáveis aos processos em papel, desde que, posteriormente, os documentos correspondentes sejam digitalizados e inseridos no SUAP. “O Sistema Unificado de Administração Pública é uma ferramenta que proporciona maior controle e agilidade aos processos e despachos realizados, facilita e simplifica a operacionalização dos serviços administrativos e proporciona maior transparência. Sem dúvidas, é um ganho para a instituição”, analisou Cássia.

Sobre o SUAP

O Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP) foi originalmente desenvolvido pelo Instituto Federal do Rio Grande do Norte (IFRN) e adotado por diversos Institutos Federais e outros órgãos públicos. Desta forma, desde o ano de 2013, o IFSULDEMINAS utiliza deste sistema de forma customizada e de acordo com as necessidades da Instituição.

Para o Diretor de Tecnologia da Informação, Gabriel Maduro, a implantação do processo eletrônico no IFSULDEMINAS é um marco importante. "Em linha com as iniciativas de digitalização e otimização de recursos dos governos em todo mundo, o Instituto faz um avanço importante, que proporcionará maior agilidade, economia e segurança para todos aqueles que consomem os serviços oferecidos pelo IFSULDEMINAS. Além disso, essa é uma das etapas de um amplo conjunto de iniciativas que visam tornar os processos e serviços mais simples, rápidos e acessíveis para os usuários”.

O diretor ainda lembra que desde outubro do ano 2017, a Instituição vem utilizando o processo eletrônico para que os setores pudessem se familiarizar com a solução e tomar as providências necessárias para que seus processos se tornassem compatíveis com o novo formato.

Acesse o SUAP

Na página inicial do portal do IFSULDEMINAS, o link para acessar o SUAP encontra-se localizado no Menu Sistemas, ao lado esquerdo da página. Para entrar no sistema, servidores, contratados e alunos precisarão digitar um login (número SIAPE, CPF e registro acadêmico, respectivamente) e criar uma senha.